Un empleado de contabilidad ayuda a los departamentos de contabilidad con diversas tareas. Estos profesionales procesan facturas, organizan el correo de la oficina, registran las transacciones comerciales y administran las cuentas de los clientes en un día determinado.
Esta función difiere del trabajo de los tenedores de libros y los auxiliares de contabilidad. Los tenedores de libros suelen analizar la información financiera para ayudar a las organizaciones a tomar decisiones informadas. Por el contrario, los empleados de contabilidad organizan y verifican la información financiera. Mientras que los asistentes de contabilidad suelen ayudar a un contador, los empleados de contabilidad pueden ayudar a departamentos de contabilidad completos.
Las organizaciones de prácticamente cualquier industria, incluidas la atención médica, las finanzas y los servicios profesionales, pueden emplear empleados de contabilidad. Es posible que algunas empresas más pequeñas solo contraten a un empleado, pero las organizaciones grandes suelen emplear a varios empleados de contabilidad para satisfacer las necesidades de los departamentos de contabilidad ocupados.
Según datos de Zippia, Estados Unidos emplea a más de 1,3 millones de empleados de contabilidad, y casi la mitad tiene títulos universitarios. Sin embargo, no es raro ingresar al campo con un título de asociado y ascender en la escala corporativa con experiencia.
Con el tiempo, los empleados de contabilidad calificados pueden pasar a desempeñar funciones como contadores junior. Este puesto suele incluir un salario más alto y más responsabilidades específicas de la contabilidad.
Continúe leyendo para obtener más información sobre la descripción del trabajo de empleado de contabilidad y qué esperar de esta carrera profesional.
¿Qué hace un empleado de contabilidad?
Los empleados de contabilidad tienen múltiples responsabilidades dentro de los departamentos de contabilidad. En un día cualquiera, los profesionales en esta función de apoyo supervisan y organizan las transacciones financieras, se comunican con el personal de contabilidad y presupuesto, y preparan informes financieros.
Sus tareas diarias pueden cambiar a medida que cambian las necesidades de una organización. Además, las responsabilidades pueden variar según la industria. La siguiente lista incluye algunas tareas que realizan la mayoría de los empleados de contabilidad.
- Organizar y procesar transacciones financieras: La organización y el procesamiento de las transacciones financieras son fundamentales para el éxito de cualquier departamento de contabilidad. Los empleados de contabilidad asumen una parte importante de este proceso mediante la introducción de datos, la clasificación de documentos y el procesamiento de transacciones digitales y en efectivo.
- Preparar informes de fin de mes: Los empleados de contabilidad concilian los informes de transacciones, presupuestos y gastos para los informes mensuales. Las personas expertas en el análisis de datos también pueden analizar estos informes para presentar información a los contadores u otros profesionales financieros dentro de la organización.
- Mantener los sistemas de archivo financiero:La organización financiera a través de sistemas de archivo financiero bien mantenidos es una responsabilidad primordial para los empleados de contabilidad. Supervisan y actualizan rutinariamente estos sistemas según sea necesario para agilizar los procesos financieros de las empresas.
- Administrar cuentas por pagar: Los empleados de contabilidad realizan un seguimiento de los préstamos, los saldos de crédito y otra información de cuentas por pagar de sus organizaciones con balances detallados. También deben pagar y presentar facturas y realizar un seguimiento del estado de cada cuenta.
- Ayudar con las tareas administrativas y de oficina: Cuando no realizan tareas específicas del trabajo, los empleados de contabilidad pueden ayudar con las tareas relacionadas con la oficina. Estas tareas incluyen contestar teléfonos, organizar el correo y pedir suministros de oficina.
Habilidades duras clave para los empleados de contabilidad
Contabilidad: Las habilidades contables son fundamentales para las responsabilidades de un empleado de contabilidad. Estos profesionales ayudan a los departamentos de contabilidad con la elaboración de presupuestos, la contabilidad y la elaboración de informes todos los días. Deben tener una sólida comprensión de las cuentas por pagar y por cobrar, la codificación y la contabilidad transaccional. Informes financieros: Los empleados de contabilidad procesan y organizan la información financiera, como facturas, pagos y balances. También crean informes a partir de estos datos para ayudar a los departamentos de contabilidad y a los responsables de la toma de decisiones financieras. Gestión de datos: Estos profesionales trabajan con información financiera y deben saber organizar, procesar y dar sentido a los datos. También pueden tener competencia en el uso de herramientas digitales de gestión de datos. Informática: Los empleados de contabilidad utilizan regularmente herramientas de procesamiento de textos, hojas de cálculo y correo electrónico para realizar tareas. Comprender cómo funcionan las aplicaciones informáticas y el software puede ayudarlos a completar las tareas de manera eficiente.
Habilidades blandas clave para empleados de contabilidad
Multitarea: Los empleados de contabilidad usan muchos sombreros todos los días. Las habilidades multitarea les permiten realizar múltiples tareas dentro de un período determinado mientras permanecen organizados y administran el tiempo de manera efectiva. Comunicación:Los empleados de contabilidad se comunican diariamente con otros profesionales de la contabilidad, los responsables de la toma de decisiones financieras y los clientes. También interactúan a través de varios métodos, como el teléfono, el correo electrónico y el cara a cara, lo que hace que las habilidades de comunicación oral y escrita sean igualmente importantes. Trabajo en Equipo: Los departamentos de contabilidad confían en los empleados de contabilidad para mantener sus departamentos funcionando sin problemas. Estos profesionales deben trabajar bien en equipo, prosperar en la cultura de equipo y comprender la importancia de cada rol en la oficina. Disposición para aprender: Las responsabilidades del empleado de contabilidad pueden cambiar a medida que evolucionan las necesidades de una organización. El afán por aprender permite a los empleados de contabilidad adaptarse a los cambios, aprender nuevas habilidades y ascender en la escala profesional.
Áreas de Especialización de Contable Auxiliar
Los empleados de contabilidad a menudo se especializan en una industria o nicho financiero para satisfacer las necesidades de sus organizaciones y clientes. La siguiente lista explora las áreas comunes de especialización de los empleados de contabilidad.
Tributación
Los empleados de contabilidad especializados en impuestos pueden trabajar para empresas privadas u oficinas gubernamentales. Revisan las responsabilidades fiscales y organizan los estados de cuenta de impuestos junto con la aceptación, el procesamiento y el envío de pagos.
Los empleados de impuestos de nivel inicial generalmente se enfocan en tareas administrativas y de oficina. Los puestos de alto nivel pueden requerir una investigación en profundidad sobre el cumplimiento de las obligaciones fiscales, informes detallados y la gestión de cuentas más complejas. Las oportunidades de ascenso incluyen roles como contadores fiscales, preparadores de impuestos y actuarios.
Títulos de trabajo comunes
- Empleado de contabilidad fiscal
- Empleado de nómina
- Empleado de crédito y cobranzas
- Empleado de impuestos y compensaciones
- Empleado de cuentas por pagar
Análisis de datos
Según la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS), el aumento de la tecnología ha reducido la demanda de empleados de teneduría de libros, contabilidad y auditoría.
Sin embargo, Qian Song, Ph.D., profesor asociado de contabilidad en el Instituto de Tecnología de Rochester, dice que los empleados de contabilidad pueden mantenerse a la vanguardia al especializarse en análisis de datos. Las habilidades de análisis de datos permiten a estos profesionales trabajar con herramientas para extraer y procesar datos para ayudar en la toma de decisiones informadas.
Con experiencia en análisis de datos en su haber, los empleados de contabilidad pueden trabajar como analistas de presupuesto, analistas financieros y actuarios.
Títulos de trabajo comunes
- Empleado de análisis de datos
- Empleado de entrada de datos
- Analista de presupuesto
- Empleado de registros médicos
- Especialista en cuentas por pagar
Contabilidad Gubernamental
Las funciones de un empleado de contabilidad del gobierno son similares a las del sector privado. Sin embargo, los empleados de contabilidad que trabajan en oficinas gubernamentales administran diferentes presupuestos, transacciones e informes.
Por ejemplo, estos profesionales de la contabilidad pueden realizar tareas de contabilidad para los distritos escolares, las agencias de bienestar público o los gobiernos municipales. Este tipo de contabilidad requiere un conocimiento profundo de las complejidades de los procesos financieros de la organización gubernamental.
Con experiencia, los empleados de contabilidad del gobierno pueden buscar puestos de contabilidad forense o auditoría.
Títulos de trabajo comunes
- Empleado de cuentas por pagar
- Empleado de cuentas por cobrar
- Técnico contable
- Empleado de contabilidad forense
Inversiones
Los empleados de contabilidad de inversiones trabajan con empresas de inversión para manejar inversiones inmobiliarias, personales y de otro tipo.
Administran principalmente cuentas de inversión mediante el seguimiento de tarifas, transferencias y otras transacciones financieras. Estos profesionales también pueden comprar y vender acciones, comprar activos inmobiliarios y realizar otras tareas de inversión basadas en consultas con contadores de inversiones y clientes.
Al igual que otros empleados de contabilidad, los empleados de inversiones también realizan tareas administrativas, como clasificar el correo, archivar documentos o ayudar con la atención al cliente.
Títulos de trabajo comunes
- Empleado de inversiones
- Especialista en inversiones
- Empleado de cuentas de inversionista
Cómo convertirse en empleado de contabilidad
Múltiples caminos pueden conducir a trabajos de empleado de contabilidad. Algunas organizaciones contratan a candidatos con diplomas de escuela secundaria. La capacitación en el trabajo de un Contable junior o senior puede mejorar las habilidades necesarias. Esta vía es más común en las empresas más pequeñas o en los departamentos de contabilidad que en las empresas más grandes.
Las grandes organizaciones pueden requerir un título de asociado en contabilidad o un campo similar. Algunas organizaciones prefieren a los solicitantes con títulos de licenciatura en contabilidad.
Tener una certificación contable también puede abrir la puerta a diversas oportunidades de empleado contable. Por ejemplo, una credencial de preparador de impuestos certificado podría diferenciar a un candidato de otros que compiten por puestos de empleado de impuestos.
Perspectiva de trabajo y salario de empleado de contabilidad
El BLS informa de un salario medio anual en 2021 para los empleados de teneduría de libros, contabilidad y auditoría de 45.560 dólares. Debido a que el uso más amplio de la tecnología ha afectado a la industria, el BLS proyecta una disminución del 3% en estas posiciones entre 2020 y 2030.
Aún así, las perspectivas para los empleados de contabilidad dependen en cierta medida de factores como la ubicación, la experiencia, la educación y la industria. Por ejemplo, obtener un título o certificación en contabilidad puede conducir a puestos avanzados como auditores o contadores.
Además, los datos de agosto de 2022 de Payscale señalan que los empleados de contabilidad con más de 10 años de experiencia ganan, en promedio, alrededor de $2.60 más por hora que los profesionales de nivel inicial.
Los estados más poblados como California y Texas emplean a un gran número de estos profesionales. El Distrito de Columbia y Massachusetts pagan los salarios más altos, según datos de BLS de mayo de 2021.
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¿Cuál es la diferencia entre un empleado de cuentas por pagar y un empleado de cuentas por cobrar?
La principal diferencia es el tipo de transacciones que manejan. Los empleados de cuentas por pagar son responsables de emitir pagos a los proveedores y procesar facturas. Los empleados de cuentas por cobrar, por otro lado, administran los pagos de los clientes y concilian los estados de cuenta bancarios.
¿Es un empleado de contabilidad similar a un asistente de contabilidad?
Un empleado de contabilidad es similar a un asistente de contabilidad en el sentido de que ambos brindan apoyo al departamento de contabilidad. Sin embargo, los asistentes contables suelen tener más responsabilidades, como preparar estados financieros y declaraciones de impuestos. También pueden tener deberes de supervisión, mientras que los empleados de contabilidad no suelen tenerlos.
¿Qué educación necesitas para ocupar el puesto?
La mayoría de los puestos de empleado de contabilidad requieren al menos un diploma de escuela secundaria, aunque algunos empleadores pueden preferir candidatos con un título de asociado o licenciatura en contabilidad.
¿Cómo es un día típico como empleado de contabilidad?
Un día típico como empleado de contabilidad implica procesar facturas, emitir pagos, conciliar extractos bancarios y preparar informes financieros. Empiezo el día revisando las facturas que han llegado de la noche a la mañana y asignándolas a las cuentas correspondientes. Luego, emito pagos a los proveedores y actualizo nuestro software de contabilidad con las últimas transacciones.
Después de eso, concilio nuestros estados de cuenta bancarios y preparo informes financieros para nuestro equipo directivo. A lo largo del día, también me ocupo de las consultas de los clientes y brindo apoyo a otros miembros del departamento de contabilidad.
¿Cómo te preparó trabajar en cuentas por pagar y por cobrar para tu puesto actual?
Trabajar tanto en cuentas por pagar como por cobrar me dio una comprensión completa del proceso contable. Pude ver cómo encajaban todas las diferentes piezas, lo que ha sido útil en mi puesto actual como contable sénior. Además, trabajar con facturas de proveedores y pagos de clientes me ha ayudado a desarrollar una gran atención a los detalles y habilidades de resolución de problemas.
¿Cuál crees que es la habilidad más importante que necesitan los empleados de contabilidad para tener éxito?
La habilidad más importante que necesitan los empleados de contabilidad para tener éxito es la atención a los detalles. Este trabajo requiere un alto nivel de precisión, ya que incluso los pequeños errores pueden tener grandes consecuencias. Además, los empleados de contabilidad deben ser capaces de gestionar eficazmente su tiempo y priorizar las tareas. También son importantes las sólidas habilidades interpersonales y de comunicación, ya que trabajarás con una variedad de personas a diario.
¿Qué consejo le darías a los estudiantes que están considerando este trabajo?
Si estás considerando una carrera como empleado de contabilidad, te recomiendo que tomes clases de contabilidad, finanzas y administración de empresas. Estos cursos deberían brindarte las habilidades y el conocimiento que necesitas para tener éxito en este campo. También sugiero buscar pasantías o puestos de nivel inicial en contabilidad para tener una idea del trabajo. Y, por último, recuerda siempre prestar atención a los detalles.
Preguntas sobre la descripción del trabajo de empleado de contabilidad
¿Cuáles son las principales funciones de un empleado de contabilidad?
Los trabajos de empleado de contabilidad incluyen el mantenimiento de registros financieros, la elaboración de presupuestos y la elaboración de informes para los departamentos de contabilidad. También realizan tareas administrativas, como responder llamadas telefónicas y correos electrónicos, presentar documentos y programar citas.
¿Qué habilidades se necesitan para un empleado de contabilidad?
Los empleados de contabilidad deben tener excelentes habilidades de comunicación, gestión del tiempo y organización. También deben ser competentes en contabilidad, matemáticas, computación y gestión de datos.
¿Hay demanda de empleados de contabilidad?
Algunas industrias tienen una mayor demanda de empleados de contabilidad que otras. Según el BLS, las industrias de administración de empresas y contabilidad tienen las cifras más altas de empleo para empleados de teneduría de libros, contabilidad y auditoría. Sin embargo, la industria en general tiene una disminución proyectada del 3% en el crecimiento del empleo entre 2020 y 2030.
¿Cuál es la diferencia entre un Contable y un oficinista?
Los empleados de contabilidad generalmente no necesitan más que un diploma de escuela secundaria para comenzar sus carreras. Ayudan a los departamentos de contabilidad con las tareas contables y administrativas. Por el contrario, un Contable suele tener como mínimo una licenciatura y puede realizar tareas contables complejas.